En uafhængig analyse, foretaget af firmaet A2 i efteråret 2009, anslår, at der vil være en gevinst på omkring 8 millioner kroner hvert år, når Odsherred Kommune om to-tre år fuldt ud har indført den indkøbsfunktion, som blev igangsat pr. nytår.
Formålet er både at få de bedste og billigste indkøbsaftaler for de offentlige midler ved at samle indkøbene i større puljer og at leve op til kravene i national og EU-lovgivning om udbud af kommunale indkøb over en vis størrelse.
- Vi har både en forpligtigelse og et stort økonomisk incitament til at fokusere på vore indkøbsaftaler, og det er min klare forventning, at vi dermed både opnår den bedste pris og kvalitet til gavn for borgerne og kommunens økonomi. At samle vore indkøb er kun et af en stribe initiativer, som vil gavne kommunens stramme økonomi, siger borgmester Thomas Adelskov.
Omkring 150 varegrupper
Odsherred Kommune køber ind for næsten 400 mio. kr. om året, og ifølge reglerne har kommunen pligt til at annoncere, når kommunens forventede indkøb inden for en varegruppe overstiger 125.000 kroner om året. Hvis varekøbet overstiger 375.000 kroner årligt, er købet desuden underlagt en udbudspligt i EU.
- Vi anslår, der er et sted mellem 125 og 150 varegrupper i kommunens samlede indkøb og i nogle af varegrupperne er der i dag op til 16 forskellige leverandører, siger projektleder Peter Hagelund fra fællescentret Projekt og Intern Udvikling, hvor den nye indkøbsfunktion ligger.
Flere udbud i gang
- Vi er i øjeblikket ved at skabe et overblik over de indkøbsaftaler, der allerede findes i kommunen, og hvem, der varetager indkøbene. På den baggrund vil vi efterfølgende prioritere hvilke varegrupper der skal udbydes og i hvilken rækkefølge, idet et udbud både er en langvarig og arbejdskrævende proces.
Sideløbende er der allerede gang i udbud inden for nogle områder. F.eks. er kommunens rengøring på vej i udbud, interaktive tavler, som anvendes i skolerne, er netop udbudt og arbejdet med udbud af vikarydelser til plejeområdet er i gang. De sidste to udbud udarbejdes i samarbejde med andre kommuner i Region Sjælland, siger Peter Hagelund, der er tovholder for indkøbsfunktionen.
Gennem netværk med andre kommuner skal Odsherred bl.a. hente erfaringer og dele arbejdsopgaver om f.eks. anvendelse af de it-værktøjer, som kan analysere kommunens indkøb og derved give det bedste overblik og desuden overvejes muligheden for e-handel direkte via intranettet for kommunens institutioner.
Ændringer vil ske
Han forudser, at der vil blive ændringer i de indkøbsvaner og –aftaler, kommunens institutioner i dag anvender. Indkøbene skal stadig foretages decentralt af den enkelte institution, men respektere de overordnede indkøbsaftaler, kommunen har indgået. Det vil sikkert betyde færre leverandører end i dag.
- Vi er allerede i en god dialog med institutionerne og lederne i kommunen om at fokusere på de bedste indkøb, siger Peter Hagelund.
Kommunen skal ses som én samlet juridisk enhed. Det er altså kommunens samlede varekøb indenfor en varegruppe, der er afgørende for om grænseværdierne overskrides – og dermed om købet skal udbydes.
Rengøring i EU-udbud
Økonomiudvalget har netop truffet beslutning om, at den rengøring i kommunale institutioner, som hidtil har været foretaget af den tidligere Beredskabs- og Serviceforvaltning skal i EU-udbud. Den årlige udgift til rengøring beløber sig til cirka 20 mio. kr.
I nogle tilfælde er det ikke nødvendigt at foretage et EU-udbud, idet Statens og Kommunernes Indkøbs Service, SKI, efter EU-udbud har indgået rammeaftaler med 850 leverandører inden for 50 varegrupper, som derved er prækvalificeret og kan benyttes af kommunerne.
Ikke bygge og anlæg
Den kommende professionelle indkøbsfunktion omfatter ikke bygge- og anlægsopgaver, som allerede i dag varetages af fagcentret Ejendom og Byggeri. Her er reglerne, at anlægsopgaven skal overstige 36 mio. kr. for at være EU-udbudspligtig, og ingen af de cirka 66 mio. kr., Odsherred Kommune i år bruger på anlægsopgaver, kommer tilnærmelsesvist op på dette beløb.
Den gældende udbudspolitik for bygge- og anlægsopgaver fortsætter derfor uforandret og indebærer fortsat, at områdets lokale entreprenører og håndværkere kan udføre de mindre anlægsopgaver for kommunen.
Projektleder Peter Hagelund har indledt en dialog med Odsherred Erhvervsråd ved erhvervschef Jes Wilhelmsen for at orientere om den kommende indkøbs- og udbudspolitik i kommunen.
Indkøbs- og udbudspolitik på vej
Den nye indkøbsfunktion har en referencegruppe bestående af blandt andet kommunaldirektør, chefer og ledere for de områder, der har de største indkøb, blandt andet Fagcentrene Skoler og Uddannelse og Pleje og Omsorg. Når de enkelte varegrupper skal udbydes, bliver endvidere nedsat en brugergruppe, typisk bestående af de fagpersoner, der ved mest om den varegruppe, der skal udbydes. Det sker for at sikre den bedste beskrivelse af behov og kvalitet i udbudsmaterialet.
I øjeblikket er en indkøbspolitik under udarbejdelse, og den skal ligesom en kommende udbudspolitik politisk behandles i løbet af foråret, men allerede nu skal alle indkøb i kommunen, som vil være udbudspligtige, godkendes af den nye indkøbsfunktion.
- Kommunen skal behandle alle lige ved et udbud og har en forpligtigelse til at vælge den leverandør, som bedst lever op til den ønskede pris, service og kvalitet, siger Peter Hagelund.
